Все мы ошибаемся в проведении мероприятий. Но я точно знаю, что большинство ошибок можно избежать придерживаясь шесть этапов. Организация мероприятий в Москве подробно на сайте eventyon.ru.
Об этом мы и поговорим.
Первое –заполнить бриф. Бриф –это такой документ в котором написано, как все должно пройти и что получиться в результате. Бриф составляется в течении недели, может быть чуть меньше, но необходимо собрать всю информацию.
Второе – придумать формат и идею. Это очень важный момент, если все сделать правильно у гостей будет возможность хорошо провести время, удивиться и выложить кучу фоток в инстаграмм. Если же идея типичная либо повторялась много раз, то это будет совсем неуместно и скучно.
Хорошая идея, с учетом мозговых штурмов, нескольких доработок это все занимает порядка двух недель. Кстати, сделайте несколько вариантов.
Третий пункт это составить бюджет. После выбора идеи нужно посчитать общие расходы. Самое неприятное в бюджете, он практически никогда не бывает таким, каким его запланировали, он всегда немного больше. Поэтому, лучше иметь при себе +10, 15% к сумме.
Четвертый. Разработать план работ.
Следующий этап – разработать план работ, это может быть диаграмма ганта с перечнем задач, разделенным по датам, либо обычный список. По срокам это примерно 2-3 дня. Почему так много? Потому что здесь очень важно прожить проект, полностью продумать его, проанализировать в деталях и самое главное, спрогнозировать возможные факапы и их решение, поэтому здесь лучше потратить дополнительно время, в противном случае, мероприятие рискует быть сорванным.
Пятый этап. Поставить задачи исполнителям.
Этот этап не менее важный, потому что как вы поставите задачи, так они и будут выполнены. Задача должна ставиться по смарту, она должна быть четкой и понятно сформулированы обязательно письменно в любом формате.
Шестой этап. Провести репетицию.
Все, что можно отрепетировать – надо отрепетировать.
Для того, чтобы все прошло именно так, как вы себе представляете, обязательно ответственно отнеситесь к этим шести пунктам. И тогда ваше мероприятие гарантированно пройдет лучшим образом.
