Любой руководитель компании заинтересован в том, чтобы в его бумагах был полный порядок и чтобы документы хранились как можно дольше.
В этой статье мы расскажем, на каких принципах должно быть основано архивное хранение бумаг и документов, в каких условиях их нужно размещать и как выбрать идеальное место для будущего архива?
Требования к содержимому
Просто собрать бумаги в одном месте — это еще не архив. Важно провести так называемую архивную обработку, а также составить каталог, который поможет в дальнейшем ориентироваться в хранилище и быстро находить нужное.
Архивная обработка включает в себя:
- оценку каждого документа на предмет необходимости хранения — нужно рассматривать его как с точки зрения закона, так и из позиций практической необходимости;
- сортировка и систематизация;
- правильное оформление дел;
- выделение дел с истекшим сроком годности и грамотное избавление от них;
- подготовка актов.
Требования к условиям хранения
Для того, чтобы максимально продлить срок жизни ваших документов, нужно соблюдать правильные условия хранения:
- прохладная, но не слишком низкая температура — от +17°C до +19°C;
- средняя относительная влажность — примерно 50-55%;
- темнота — свет пагубно воздействует на бумагу, она выгорает и желтеет, поэтому рекомендуются помещения без окон, с приглушенным искусственным светом, который включается только в случае необходимости;
- чистота помещения и воздуха — следовательно, нужны воздушные фильтры и регулярная уборка;
- защита от насекомых и грызунов;
- защита от посторонних;
- защита от пожара — чувствительные датчики огня и дыма, а также современные средства пожаротушения, подходящие для бумаги;
- металлическая мебель, а также специальные короба дополнительно защищающие от света.
Идеальное место для будущего архива
Как можно понять из описания, приведенного выше, организовать своими силами идеальное место для будущего архива непросто. Лучшим решением может стать внеофисное хранение в специально созданных, профессиональных архивохранилищах, где заранее продумано техническое оснащение, обеспечивающее необходимые условия.
Если же вы все же решили оставить бумаги в офисе, нужно подобрать для них сухое, прохладное и темное помещение, в котором не проходят трубы и другие коммуникации, затем оборудовать его пожарной сигнализацией и всем необходимым и тщательно следить за состоянием архива.
Конечно, на практике далеко не все компании соблюдают эти требования, но все же стремление к идеалу или передача документов на внеофисное хранение может существенно облегчить вам жизнь и взаимодействие с вашими бумагами в будущем.
